ادارة الوقت
ادارة الوقت قد تلاحظ الأشخاص من حولك الذين ينجحون في إنجاز كل شيء يريدون انجازه بوقت قصير أو محدد!
كيف يمكنهم إنجاز الكثير في مثل هذا الوقت القصير؟ الجواب وبشكل أكيد يكمن في ادارة الوقت
ادارة الوقت هي الطريقة التي ننظم بها وقتنا ونوزعه بين الأنشطة ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف.
تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى مستويات أقل من التوتر ومستويات أعلى من الأداء الوظيفي والرضا عن الحياة العامة بشكل كبير.
لا أحد في الحياة يولد متفوق ، جميع المتفوقين تعلموا ومارسوا المهارات اللازمة لإنجاز المزيد في وقت أقل. الإنتاجية ليست موهبة.
إنها مهارة مكتسبة سيحتاج كل فرد إلى تطويرها.
من الممكن (والسهل) تطوير مهارات جيدة في إدارة الوقت. هناك مجموعة متنوعة من النصائح والحيل والأساليب المتاحة لمساعدتك على القيام بذلك. لقد جمعنا أفضل 10 نصائح لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من يومك وادارة وقتك في أفضل صورة
نصائح في ادارة الوقت وأفضل طريقة لأدارة الوقت
إن بدء رحلة إدارة الوقت بخطة سيخلق أساسًا قويًا للعادات المستقبلية ، وبالتالي زيادة فرصك في النجاح.
النصيحة رقم 1: أنشئ مخطط زمني لأدارة الوقت .
ابدأ باكتشاف المكان الذي تقضي فيه وقتك بالفعل. غالبًا ما يكون هناك تناقض بين ما تعتقد أنه يستغرق وقتك وما هو في الواقع. هذا لأن البشر سيئون في معرفة الوقت الذي تستغرقه المهام ولا يستطيعون ادارة الوقت الخاص بهم على أكمل وجه.
قل على سبيل المثال أنك بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني من 300 كلمة.
قد تعتقد أن: “كتابة رسالة بريد إلكتروني بسيطة. لا ينبغي أن تستغرق أكثر من 5 دقائق.” ولكن في الحقيقة..
فمن المحتمل أنك تبالغ في تقدير سرعتك وتقلل من أهمية المهام الأصغر الأخرى ذات الصلة التي تحتاج إلى القيام بها لتحقيق هدفك النهائي ؛ يمكن أن يضيف التدقيق في القراءة ، ومراقبة اختيار اللغة ، وتحديد عناوين البريد الإلكتروني ، إلى وقت المهمة.
مع هذه الإضافات ، قد يستغرق البريد الإلكتروني الذي مدته 5 دقائق 20 دقيقة ، أي 500٪ وقت أكثر مما كنت تخطط له في البداية.
لنفترض الآن أن لديك نفس المشكلة لمهام متعددة على لوحة الخاص بك. ما كان عبئًا متوازنًا عند الانطلاق لأول مرة ، من المؤكد أنه سيتحول إلى قائمة مهام مرهقة مع مرور اليوم. يجب أن يكون لديك فكرة واقعية عما يمكنك تحقيقه وما الذي يستغرق وقتك حقًا. هذا هو السبب في أنه من المفيد إنشاء تدقيق الوقت.
إن أبسط طريقة للقيام بمراجعة الوقت هي استخدام تطبيق تتبع الوقت. تقدم العديد من الشركات إصدارات مجانية من برامجها ، لكن Toggl Track هو الخيار الأبسط والمجاني ، مع توفر التطبيقات لجميع الأجهزة. للحصول على صورة دقيقة عن استخدامك لوقتك ، تتبع كل ما تفعله لمدة أسبوع.
في نهاية الأسبوع ، ألق نظرة على التقارير وقيّم الوقت الذي قضيته في العمل على مهام مختلفة. باستخدام هذه البيانات ، يمكنك بسهولة العثور على مجالات لتحسينها. على سبيل المثال ، قد تقضي وقتًا طويلاً في الجلوس في اجتماعات غير منتجة أو القيام بعمل مزدحم. الآن مع هذه المعرفة ، يمكنك الحصول على صورة دقيقة لكيفية قضاء وقتك والتخطيط وفقًا لذلك.
نصيحة رقم 2: حدد أهدافًا قابلة للتحقيق وحدد أولويات مهامك.
إذا كان لديك الكثير لتفعله ، فلن يساعدك أي قدر من إدارة الوقت على إنجاز كل شيء. الآن بعد أن أنشأت تدقيقًا للوقت ، ستتمكن من معرفة ما إذا كنت تحتاج ببساطة إلى إدارة وقتك بشكل أفضل أو إذا كان لديك الكثير من المهام.
إذا كنت تعتقد أن أهدافك قابلة للتحقيق ، فانتقل إلى النصيحة 3. إذا كنت تعتقد أنك تحاول تحقيق الكثير ، فحاول إنشاء مصفوفة أيزنهاور أو استخدام 4 Ds لإدارة الوقت: القيام ، والتأجيل ، والتفويض ، والحذف. تساعد كلتا الطريقتين في تحديد الأولويات من خلال جعلك تضع مهامك في واحدة من 4 مجموعات:
افعل: مهام مهمة وعاجلة.
تأجيل: مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة.
مندوب: مهام عاجلة ولكنها غير مهمة.
حذف: المهام التي ليست عاجلة أو مهمة.
سيساعدك استخدام هذه المنهجيات في تحديد المهام التي يجب تحديد أولوياتها والمهام التي يجب جدولتها والتخطيط لها أو تفويضها أو حذفها.
مهما كانت أهدافك ، يجب أن تكون ذكية أيضًا: محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة وفي الوقت المناسب.
نصيحة رقم 3: قم بإنشاء خطة يومية أو قائمة مهام في ادارة الوقت.
يمكن القيام بذلك إما في أول كتلة من يوم عملك أو في الدقائق القليلة الماضية. استخدم أيًا من تلك الفترات الزمنية لإنشاء قائمة مهام يومية.
عند إنشاء قائمة المهام الخاصة بك ، تأكد من إبقائها بسيطة. قد تكون رؤية قوائم نصف مكتملة يومًا بعد يوم أمرًا محبطًا. من الأفضل التعهد والإفراط في الوفاء ، حتى عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية الشخصية.
ضع نصوصًا لعناصر القائمة كما لو كنت قد أكملتها بالفعل. بدلاً من “إرسال تقرير إلى مدير المشروع” ، اكتب “تم إرسال تقرير إلى مدير المشروع”. ستمنحك هذه الحيلة الصغيرة دفعة إضافية من التحفيز عندما تذهب لشطب المهام من قائمتك.
نصيحة رقم 4: خطط لأسبوعك يوم الأحد.
سيساعدك الدخول في أسبوع عملك بخطة على التركيز على أولوياتك القصوى. كما أنه يسهل الانتقال من عقلية عطلة نهاية الأسبوع الخالية من الهموم إلى عقلية العمل المثمرة في صباح يوم الاثنين.
خذ بضع دقائق يوم الأحد لوضع خطة لأسبوعك بأكمله. زيادة فرصك في النجاح عن طريق تقسيم أهدافك الأسبوعية إلى مهام يومية. بهذه الطريقة ستتمكن من رؤية ما عليك القيام به كل يوم في لمح البصر.
استعد للنجاح من خلال جدولة المهام ذات الأولوية المنخفضة ليوم الجمعة والأوقات الأخرى منخفضة الطاقة. تذكر أن مستويات طاقتك وإبداعك تتقلب على مدار الأسبوع. أكمل المهام الإبداعية والمتطلبة يومي الثلاثاء والأربعاء. حدد موعدًا للاجتماعات ليوم الخميس ، عندما تبدأ طاقة فريقك في الانخفاض. استخدم يومي الجمعة والاثنين للتخطيط والتواصل.
نصيحة رقم 5: أكمل المهام الأكثر أهمية والأكثر تطلبًا في الصباح الباكر.
بالنسبة لمعظم الناس ، فإن الساعات القليلة الأولى من العمل هي الأكثر إنتاجية.
من الغريب أنه يمكنك التركيز بسهولة أكبر عندما لا يكون عقلك مستيقظًا تمامًا. تمتلك أدمغة التشغيل طاقة زائدة أقل لأحلام اليقظة والقلق بشأن المهام الأخرى.
استخدم هذا لصالحك وقم بتنفيذ المهام الأكثر تطلبًا عقليًا أول شيء بعد الاستيقاظ.
نصيحة رقم 6: استخدم قاعدة 80-20.
قاعدة 80-20 ، التي يشار إليها أيضًا باسم مبدأ باريتو ، صُممت من قبل الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو الذي لاحظ أن 80٪ من النتيجة جاءت عمومًا من 20٪ فقط من مدخلاتها.
استفد من هذه المعرفة واكتشف ما هي تلك الأنشطة التي تشكل جزءًا من نسبة 20 بالمائة.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك مالك وكالة تبحث عن عملاء. أنت تقضي 30 دقيقة يوميًا في إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء المحتملين وساعة واحدة في إرسال الرسائل والحفاظ على حساب الوسائط الاجتماعية للشركات. تمت إحالة عميل واحد فقط إليك عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، في حين أن لديك 5 عملاء تم اكتسابهم عبر البريد الإلكتروني. من الواضح أنه يجب عليك تحويل وقتك إلى التواصل عبر البريد الإلكتروني إذا كنت ترغب في زيادة عملائك إلى أقصى حد.
يمكن لأي شخص استخدام قاعدة 80-20 لمعرفة المكان الذي يقضي فيه وقته. إذا لم تكن متأكدًا من الأنشطة الموجودة في نسبة 20٪ الخاصة بك ، فيجب عليك إجراء تدقيق للوقت أو استخدام أداة لتتبع الوقت لأن هذا سيعطي مؤشرًا أفضل عن العناصر النشطة التي لها التأثير الأكبر وتستغرق معظم الوقت.
نصيحة رقم 7: استفد من الساعات الذهبية أو أوقات الذروة البيولوجية.
هل تعلم في أي وقت من اليوم تقوم فيه بأكثر أعمالك إنتاجية؟ معرفة هذا سيساعدك على تحسين عبء العمل الخاص بك.
للعثور على ساعاتك الذهبية أو وقت الذروة البيولوجي ، قسّم يوم عملك إلى 3-5 فترات زمنية. تتبع إنتاجيتك للأسبوع باستخدام جهاز كمبيوتر محمول أو أداة تتبع وقت الفراغ. في نهاية الأسبوع ، رتب هذه المواضع الزمنية من الأكثر إنتاجية إلى الأقل إنتاجية.
بعد أن تعثر على ساعاتك الذهبية ، ستتمكن من التخطيط لأسابيعك وفقًا لذلك. قم بجدولة المهام الصعبة أو شديدة التعقيد لأوقات ذروة الإنتاجية.
نصيحة رقم 8: استخدم طريقة الجبن السويسري في ادارة الوقت.
من السهل أن تشعر بالإرهاق بسبب المهام الكبيرة. عندما لا تعرف من أين تبدأ ، يمكن أن يؤدي الإرهاق إلى التسويف أو فقدان التركيز.
طريقة الجبن السويسرية ، التي صاغها آلان ليكين ، تجادل بأن أفضل طريقة للتغلب على ذلك هي تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر أو أجزاء زمنية. من خلال إكمال مهمة واحدة صغيرة أو فترة زمنية مدتها 15 دقيقة ، ستجعل المشروع أقل صعوبة ويزيد احتمال الانتهاء منه في الوقت المحدد.
النصيحة رقم 9: ضع حدًا زمنيًا للمهام لكل وظيفة تقوم بها .
تتسع المهام لملء الوقت الممنوح لها ، أو هكذا يجادل قانون باركنسون. إذا أعطيت مهمة لمدة ساعتين بدلاً من ساعة واحدة ، فسيتم ببساطة توسيع مقدار العمل الذي تحتاج إلى القيام به لإنجاز المهمة لملء ساعتين كاملتين.
ألق نظرة أخرى على تدقيق وقتك وحدد المهام التي استغرقت وقتًا أطول مما كنت تتوقع. ضع قيدًا زمنيًا على تلك المهام. من خلال وضع القيود ، ستحسن تركيزك وتعمل بكفاءة أكبر. ستتجنب أيضًا زحف النطاق: توسيع المشروع الذي يحدث عندما لا تكون الواجبات محددة جيدًا أو خاضعة للرقابة.
إذا كنت لا تزال تجد نفسك تتجاوز هذه الحدود الزمنية ، فقم بفحص سير العمل الخاص بك وحدد ما إذا كان يجب عليك تخصيص المزيد من الوقت لهذه المهام في المستقبل. يمكنك أيضًا محاولة التخلص من الأشياء الضائعة للوقت مثل فترات الراحة غير المجدولة.
النصيحة رقم 10: أضف “قائمة المهام” إلى قائمة المهام.
بغض النظر عن مدى خطتك ، ستظهر دائمًا مهام غير متوقعة خلال اليوم. قم بتدوينها في قائمة منفصلة بجوار مهامك لمزيد من الرضا في نهاية اليوم.
يوم الأحد ، راجع إنجازاتك من الأسبوع السابق وهنئ نفسك على نجاحاتك. ستزيد فترة المراجعة هذه من ثقتك بنفسك وتساعدك على إنشاء جدول الأسبوع المقبل.
ابقى واحتفظ بالأشياء في منظورها الصحيح في ادارة الوقت
ربما يكون أهم شيء يجب تذكره هو التزام الهدوء. قد يكون الشعور بالإرهاق من كثرة المهام. في اليوم التالي ، أو اتركه حتى الغد ، فقد حددت المنطقة الخاصة بك بشكل منطقي.
.
لحظة لتضع حياتك وأولوياتك في منظورها الصحيح ، وقد تجد أن العرض يتغير بشكل كبير!
