كيفية إنشاء دليل Slack لشركتك (قالب)

0 0 5 دقائق

إليك نموذج دليل Slack الذي يمكنك تنزيله بسهولة والبدء في تخصيصه وفقًا لاحتياجات شركتك وإرشاداتها.

يحتوي جدول المحتويات التالي على الموضوعات والقواعد المقترحة لاستخدام Slack. لا تتردد في تعديله بناءً على احتياجاتك وإرشاداتك.

مقدمة دليل سلاك

Slack هي أداة اتصال رائعة ، خاصة بالنسبة لشركة مختلطة أو موزعة. لكنها ليست دائمًا أفضل طريقة للتواصل. في بعض الأحيان ، قد يكون البريد الإلكتروني أو الاتصال أو الاجتماع أكثر ملاءمة. ضع في اعتبارك ما ترسله أو تناقشه لتقرر ما إذا كان Slack هو خيارك الأفضل.

إذا أرسل إليك شخص ما رسالة Slack وكنت تعتقد أنه ليس المكان المناسب لمناقشة الأمر المطروح ، فيجب عليك إخبار المرسل واقتراح بديل. أنت مدعو لفعل ذلك. “أهلاً! يبدو أنه من الأفضل مناقشة هذا في مكالمة ، فأنا متفرغ الآن إذا كنت كذلك؟ “

وضعت بعض الفرق أيضًا معايير محددة ، يجب شرحها لك عندما تكون على متن الطائرة ولكن إذا كان هناك أي شيء غير واضح ، فمن الجيد دائمًا طرحها. من المهم ألا تفوتك معلومات مهمة لأنك لم تكن تعرف الانضمام إلى قناة معينة أو فهم معيار الفريق حول استخدام Slack.

لا ينبغي استخدام Slack DMs للحصول على موافقات رسمية (مثل الترقيات) أو أي شيء يتطلب مسار تدقيق. للحصول على الموافقات ، استخدم البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك.

اصطلاحات تسمية قناة Slack

فيما يلي بعض اصطلاحات التسمية الشائعة (نقترح عليك استخدامها) والتي من المفترض أن تساعدك في البحث عن القناة التي تبحث عنها.

اصطلاح التسمية	يستخدم
# اسأل- {team name}	في مكان ما لطرح سؤال على الفريق.
# {اسم الفريق} -يوميا	يتم نشر تحديثات الفريق اليومية (تسجيل الوصول / المغادرة) في هذه القنوات. يمكنك الانضمام إلى القناة لعرض التحديثات إذا كان عمل هذا الفريق مناسبًا لك. لا يتم استخدام هذه القنوات لمحادثات الفريق العامة.
#{اسم الفريق}	قناة لأعضاء هذا الفريق للتعاون معًا.
#{اسم الموقع}	نستخدم هذه القنوات مثل #newyork للتواصل مع مجموعة معينة من الموظفين ، وعادةً ما تكون تحديثات المكتب.

احذر من سخام القناة. عند إنشاء قناة ، اسأل نفسك عما إذا كانت مجموعة DM أكثر ملاءمة؟ تميل القنوات إلى العيش لفترة طويلة مع مغادرة / انضمام الأشخاص ، إذا كانت حاجتك مؤقتة ، فقد تكون مجموعة DM أكثر ملاءمة.

إعداد Slack

أكمل ملفك الشخصي

أكمل ملفك الشخصي مع اسمك الكامل والمسمى الوظيفي والبريد الإلكتروني والهاتف (عند الاقتضاء).

قم بإعداد تفضيلات الإخطارات الخاصة بك

يمكنك النقر فوق اسم ملف التعريف الخاص بك في الزاوية اليمنى العليا من تطبيق Slack والانتقال إلى التفضيلات.
هناك يمكنك اختيار وقت تلقي الإشعارات على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر / جهاز MacBook.

إذا رأى الناس أنك نشط في Slack ، فسوف يفترضون أنك قادر على التحدث. يمكنك أيضًا تعيين جدول الإشعارات الخاص بك حتى لا تتلقى إشعارات خارج ساعات العمل الخاصة بك:

دمج تقويم جوجل

سيؤدي دمج GCal إلى تحديث حالتك تلقائيًا في Slack حتى يعرف الأشخاص ، على سبيل المثال ، عندما تكون في اجتماع.

الاستخدام اليومي

إذا كنت تريد وقتًا للتركيز ؛ إيقاف الإخطارات

يمكنك تعيين فترة زمنية للتحديث الخاص بك ، إنها خطوة احترافية لاستخدام ذلك حتى لا تقوم بإيقاف تشغيل الإشعارات عن طريق الخطأ لبقية يومك.

يمكنك معرفة متى أوقف شخص ما إشعاراته مؤقتًا:

إذا كان هناك شيء مهم وعاجل ، يمكنك اختيار “إعلام على أي حال؟” لتجاوز إشعاراتهم المتوقفة مؤقتًا:

قم بإيقاف تشغيل الإشعارات للقنوات التي لا تحتاج فيها إلى إشعارات في الوقت الفعلي

هذا مفيد بشكل خاص في القنوات المشغولة للغاية خاصة إذا كنت مراقبًا أكثر من كونك مشاركًا نشطًا. (إذا لاحظت فقط ما إذا كان من الأفضل لك مغادرة القناة). يمكنك أيضًا اختيار كتم صوت قناة لتقليل وجودها بشكل أكبر.

اترك القنوات التي لا تتعامل معها

بمرور الوقت ، من السهل الانضمام إلى 10s من القنوات. ربما لا يشتت انتباهك كل واحد بمفرده. لكن مع مرور الوقت الإضافي ، فإن الإلهاء المشترك لتلك العشرات سيحدث فرقًا. إذا لم تكن بحاجة إلى أن تكون فيه ، فاترك ؛ هناك الكثير من الطرق الأخرى التي يمكن لشخص ما أن يتصل بها ويمكنك دائمًا إعادة الانضمام.

سوف يخطرك Slack بشكل دوري بالقنوات التي نادرًا ما تستخدمها. من الممارسات الجيدة مراجعة الاقتراحات وترك الأشخاص الذين لا تتعامل معهم:

حافظ على حالتك محدثة

إذا قمت بدمج تقويم Google الخاص بك مع Slack ، فسيتم تحديث حالتك تلقائيًا عندما تكون في اجتماع حتى يعرف الناس أنك مشغول. ولكن قد تكون هناك أوقات تريد فيها تحديث حالتك يدويًا.

غالبًا ما يكون من المفيد إضافة سياق إلى حالتك ، على سبيل المثال عند الانتقال إلى PTO ، يمكنك إضافة التاريخ الذي ستعود فيه:

الأقسام تبقي DMs منظمة

تجعل الأقسام من الوصول إلى DM الذي تستخدمه أكثر من غيره أمرًا سريعًا وسهلاً ، وغالبًا ما يكون فريقك

كن محترفًا في Slack Pro

سيوفر لك استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للتنقل في Slack الكثير من الوقت. على سبيل المثال ، يعد القفز إلى محادثة معينة أو الرجوع إلى الخلف أمثلة رائعة.

إرشادات المراسلة

(لا تتردد في تعديل أو إضافة قواعد وإرشادات المراسلة لموظفيك هنا).

استخدمchannel وhere بحذر شديد

يجب استخدامها فقط للرسائل الهامة والعاجلة. إذا كنت تستخدمchannel أوhere ، فتأكد من أن رسالتك تحتوي على معلومات كافية بحيث يعرف أحد الأشخاص ما إذا كان يجب عليهم الرد أو تجاهلها. على سبيل المثال ، “channel ، يرجى إلقاء نظرة على الرسالة أعلاه” ليس مفيدًا.

عندما تضعhere في رسالتك ، سيتلقى جميع المستخدمين الأعضاء في القناة التي تنشرها والنشطين إشعارًا.

عندما تضعchannel في رسالتك ، سيتلقى جميع المستخدمين الأعضاء في القناة التي تنشرها إشعارًا بغض النظر عما إذا كانوا قد أعدوا ميزة “عدم الإزعاج” أو حتى كتم صوت القناة. سيستيقظ الأشخاص الذين هم نائمون ، وسوف يتحقق الناس من رسالتك أثناء اجتماعاتهم.

لا تتوقع ردًا على الفور

Slack هي طريقة رائعة للتحدث مباشرة إلى الناس بطريقة أكثر مباشرة ولكن قد يفعل الناس شيئًا لا يمكن تركه في المنتصف أو إجراء حديث آخر مهم للغاية.

إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع شخص ما بشكل عاجل ، فيمكنك إرسال رسالة تشرح ذلك بالضبط ، ولكن إذا كنت لا ترى ردًا على الفور ، فلا فائدة من إرسال المزيد من الرسائل. هناك طرق أخرى للتواصل مع زميل في العمل إذا كان هناك شيء عاجل.

استخدم سلاسل المحادثات على القنوات والمحادثات الجماعية

تساعد الخيوط في تتبع المحادثات والأهم من ذلك أن الردود في سلاسل الرسائل لا تخطر جميع أعضاء القناة على الإطلاق.

سيتم إخطار منشئ المنشور الأصلي فقط وبعد ذلك فقط الأشخاص الذين نشروا في الموضوع سوف يتلقون الإشعارات بشكل افتراضي.

لا تقل “مرحبًا” فقط

لا ترسل رسالة مباشرة إلى شخص ما تقول “مرحبًا” واتركها هناك. اطرح السؤال الذي ترغب في إجابته على الفور.

الاعتراف بالرسائل مع ردود الفعل

بدلاً من إرسال إجابة من كلمة واحدة مثل “حسنًا” أو “رائع” أو “شكرًا لك” ، فكر في استخدام رمز تعبيري مثل إبهام لأعلى. سيساعد ذلك في تقليل الانقطاع (لا يوجد إشعار أو إشعار غير مقروء للمستلم) ولكن في نفس الوقت يحافظ على المجاملة. يمكن أن يؤدي استخدام اختصارات لوحة المفاتيح للرموز التعبيرية أيضًا إلى توفير الوقت

تجنب الإرسال رسائل قصيرة متعددة يجب أن تكون رسالة واحدة. الإخطارات الفردية مصدر إزعاج للمستلم ومن الصعب قراءتها.

احترم مكانة شخص ما

إذا قالوا “الرجاء عدم الإزعاج” ، اتركهم إذا استطعت. ضع في اعتبارك إرسال بريد إلكتروني بدلاً من ذلك. إذا كان الأمر عاجلاً ومهمًا ، فابدأ وانقر على “إعلام على أي حال؟” حتى يتلقوا إشعارًا.

ضع في اعتبارك جدولة رسالتك لإرسالها لاحقًا

في حين أن معظم الأشخاص سيتوقفون الإخطارات مؤقتًا خارج ساعات عملهم ، يمكنك أيضًا المساعدة باستخدام خيار Slack لجدولة رسالتك لإرسالها لاحقًا. سيعرض لك Slack التوقيت المحلي للشخص الذي تراسله ؛

الرموز التعبيرية شائعة الاستخدام للحالات وردود الفعل

إذا لم تكن متأكدًا من المعنى المقصود لرد فعل شخص ما على رسالتك ، فاطلب التوضيح.
قد يوفر التمرير فوق الرموز التعبيرية لحالة شخص ما بعض السياق الإضافي:

الحالات المشتركة	معنى
🌴	أنا في PTO
⛔ و 🚫	أنا مشغول ، من فضلك لا تزعجني (أو على PTO مع تقويم Google / التكامل مع Slack)
🗓	أنا في اجتماع
🏢	أنا في المكتب
🥣	إنني أتناول الغداء
🤒	أنا مريض بالخارج

رد الفعل المشترك Emojis	معنى
👀	أنا أبحث في رسالتك / سؤالك
🙏	شكرًا لك
✅	المضي قدما / المتفق عليه / الموافقة

بعض القنوات التي قد تكون مهتمًا بها

(هنا ، يمكنك إضافة قنواتك العامة وتحديد الموضوعات وتقديم معلومات مفيدة).

قناة	ما هذا؟
#اسم القناة	ما هو الغرض من هذه القناة؟ كيف يمكن لشخص أن ينضم إليها؟
# channel_name_2	…
# channel_name_3	…