الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية

 

من خلال مراجعة أمثلة الوصف الوظيفي للوظائف الإدارية، سيتمكن الباحثون عن عمل قادرين على تحديد المهارات التقنية المباشرة وغير المباشرة، وبيانات الاعتماد ، وخبرة العمل الأكثر أهمية بالنسبة لصاحب العمل في المجال الذي تود التقديم عليه كباحث عن وظيفة إدارية.

ما هو الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية و بطاقة الوصف الوظيفي؟

تشمل واجبات ومسؤوليات المساعد الإداري الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية تقديم الدعم الإداري لضمان التشغيل على أكمل صورة للمكتب أو الموقع الإداري.

يدعم المديرين والموظفين من خلال مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل مع أفراد الشركة.

المساعدون الإداريون مسؤولون عن جميع الإمتيازات السرية والوظيفية المحكومة بالوقت لدى الشركة او المكان الذي أقدمت عليه في الكادر الوظيفي.

على دراية بمجموعة متنوعة من المفاهيم والممارسات والإجراءات في المجال.

ويقوم المساعد الاداري في دعم على جميع المستويات الموظفين للحصول على أكبر قدر ممكن من الفعالية الانتاجية والقدرة على التواصل معهم في جميع المنصات الخاصة مثل الهاتف الجوال والبريد الالكتروني ومواقع التواصل الخاصة بمكان التوظيف.

والاعتماد على الخبرة والحكم على التخطيط وتحقيق الأهداف ودرجة واسعة من الإبداع والعرض المتوقع. عادة ما تكون مسؤولة أمام مدير أو رئيس وحدة / قسم.

 

مسؤوليات المساعد الإداري والوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية:

الرد والمكالمات الهاتفية المباشرة

تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات

الاحتفاظ بقوائم الاتصال

إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج

المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام

تطوير وصيانة نظام الملفات

اطلب اللوازم المكتبية

حجز ترتيبات السفر

إرسال وتسوية تقارير المصروفات

تقديم الدعم العام للزوار

تقديم المعلومات عن طريق الإجابة على الأسئلة والطلبات

خذ الاملاء

البحث وإنشاء العروض التقديمية

توليد التقارير

التعامل مع مشاريع متعددة

إعداد الفواتير ومراقبتها

تطوير الكادر الإداري من خلال توفير المعلومات والفرص التعليمية وفرص النمو التجريبي.

ضمان تشغيل المعدات من خلال استكمال متطلبات الصيانة الوقائية ؛ الدعوة للإصلاحات الحفاظ على مخزون المعدات ؛ تقييم المعدات والتقنيات الجديدة

الحفاظ على مخزون الإمدادات عن طريق فحص المخزون لتحديد مستوى المخزون ؛ توقع الإمدادات اللازمة ؛ وضع وتسريع أوامر التوريدات ؛ التحقق من استلام التوريدات

الحفاظ على المعرفة المهنية والتقنية من خلال حضور ورش العمل التعليمية ؛ مراجعة المطبوعات المهنية. إنشاء شبكات شخصية ؛ المشاركة في الجمعيات المهنية

المساهمة في جهود الفريق من خلال تحقيق النتائج ذات الصلة حسب الحاجة

تنفيذ واجبات إدارية مثل حفظ الملفات ، والكتابة ، والنسخ ، والتجليد ، والمسح الضوئي ، وما إلى ذلك.

تنظيم ترتيبات السفر لكبار المديرين

اكتب الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني نيابة عن موظفي المكتب الآخرين

حجز مكالمات جماعية ، غرف ، سيارات أجرة ، سعاة ، فنادق ، إلخ.

قم بتغطية مكتب الاستقبال عند الحاجة

الحفاظ على الكمبيوتر وأنظمة الملفات اليدوية

تعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية

خذ محاضر اجتماعات دقيقة

تنسيق إجراءات المكتب

الرد على الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو وجهًا لوجه

تطوير وتحديث الأنظمة الإدارية لجعلها أكثر كفاءة

حل المشاكل الإدارية

استلام وفرز وتوزيع البريد

قم بالرد على المكالمات الهاتفية وتمريرها

إدارة مواعيد الموظفين

الإشراف والإشراف على عمل صغار الموظفين

الاحتفاظ بسجلات عطلة الموظف محدثة

تنسيق إصلاحات المعدات المكتبية

تحية ومساعدة زوار المكتب

قم بتصوير وطباعة المستندات نيابة عن الزملاء الآخرين

توفير اتصال مهذب ومهني

تنفيذ الواجبات الكتابية والعمليات الإدارية

إجراء إدخال البيانات

تأكيد حجز المطعم لكبار الموظفين

 

متطلبات المساعد الإداري في الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية:

خبرة مشرف أو مساعد مثبتة

معرفة نظم وإجراءات إدارة المكاتب

مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل

الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات

مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية

مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية

يبرع في مايكروسوفت أوفيس

ما لا يقل عن 7 سنوات من الخبرة في المجال أو في مجال ذي صلة

شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها؛ يفضل درجة جامعية

 

كفاءات ومهارات المساعد الإداري:

مهارات الإبلاغ

مهارات الكتابة الإدارية

إجادة مايكروسوفت أوفيس

التحليلات

احترافية

حل المشاكل

إدارة التوريد

مراقبة المخزون

التواصل اللفظي

إجراءات إدارة المكتب

الكتابة

انتبه للتفاصيل

دقة

تعدد المهام

مهارات الهاتف

العمل بروح الفريق الواحد

التقدير والحكم الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية

الصبر

الحيلة

يتوقع الاحتياجات

الذكاء العاطفي

المرونة

التحرير والتدقيق اللغوي

مهارات مايكروسوفت أوفيس

القدرة على الكتابة على لوحة مفاتيح

 

 

ماذا يفعل المساعد الإداري في الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية؟

يعمل المساعدون الإداريون عادةً في المنظمات للإشراف على الواجبات الروتينية والمتقدمة للمهنيين الآخرين. إنهم يعملون بشكل وثيق مع المسؤولين والموظفين الآخرين لتنظيم الملفات وإنشاء المراسلات وإعداد التقارير أو المستندات. مهمتهم هي إكمال مجموعة من المهام الكتابية بما في ذلك إدارة التقويمات أو فرز البريد أو إعداد الفواتير. قد يكونون مسؤولين أيضًا عن المشاركة في التخطيط للحدث وإعداد الاجتماعات وتنفيذها.

مقدمة فقرة الوصف الوظيفي للمساعد الإداري
عند كتابة وصف وظيفي للمساعد الإداري ، ابدأ بتعريف الوظيفة والشركة على مساعدي الإدارة المحتملين. سلط الضوء لفترة وجيزة على بيئة العمل ، وما الذي يميز شركتك عن غيرها ولماذا الدور مهم لشركتك.

فمثلا:

“تبحث شركة ABC عن مساعد إداري شديد التنظيم وموجه نحو التفاصيل للحفاظ على عمل مكتبنا في وسط المدينة بسلاسة وكفاءة. هذه فرصة رائعة لمساعدة موظفينا في المشاريع المتنوعة وتقديم الدعم الإداري العام.

نحن شركة صغيرة تضم أقل من 100 موظف ، مما يعني أن هناك متسعًا كبيرًا للنمو وفرص التعلم. هنا في شركة ABC ، ​​نحن ملتزمون بإنشاء ثقافة شاملة يشعر فيها جميع الموظفين بالترحيب والتقدير. نحن فخورون بالحصول على تصنيف 5 نجوم على صفحات شركة إنديد ودرجة سعادة عمل أعلى من المتوسط ​​من موظفينا “.

 

مهارات ومؤهلات المساعد الإداري و الوصف الوظيفي لجميع الوظائف pdf

من أجل أداء واجباتهم المختلفة ، يجب أن يظهر المساعد الإداري العديد من المهارات والمؤهلات المتنوعة. في جوهره ، المساعد الإداري هو منصب دعم ، مما يعني أن الاتصالات واتخاذ القرار لهما أهمية قصوى. بعض المهارات المحددة التي يجب أن يمتلكها جميع المساعدين الإداريين تشمل:

صنع القرار: يجب على المساعدين الإداريين اتخاذ قرارات مستقلة على أساس يومي ، مع تناول أفضل طريقة للتعامل مع مهام محددة.

الاتصالات والتعاون: يجب أن يتعاون المساعد الإداري مع المسؤولين الآخرين وموظفي الدعم والإدارة والعملاء بشكل منتظم.

المهارات التنظيمية: التنظيم وتحديد الأولويات هما العنصران الأساسيان في مسؤوليات المساعد الإداري. يجب أن تعرف كيف تحافظ على تنظيم نفسك والآخرين وكيفية تحديد المهام الأكثر أهمية في قائمة معينة.

الكتابة: الإملاء وعلامات الترقيم وتركيب الجملة والكتابة ضرورية للمساعد الإداري ، الذي يجب أن يكون بارعًا في مجموعة متنوعة من الأساليب ، من الإبداعية إلى المهنية إلى التقنية إلى التعليم وأكثر من ذلك.

 

 

راتب المساعد الاداري

يمكن للمساعدين الإداريين أن يكسبوا عيشًا جيدًا إلى حد ما ، خاصةً مع تقدمهم في وظائفهم. في حين أن الراتب الابتدائي لمساعد إداري على مستوى سكرتير جديد يمكن أن يصل إلى 7.25 دولارًا للساعة ، في المتوسط ​​، يحقق المساعد الإداري في الولايات المتحدة حوالي 15.42 دولارًا في الساعة. في أعلى نهاية النطاق ، يمكن للمساعدين الإداريين التنفيذيين الذين يتمتعون بقدر كبير من التعليم والخبرة أن يكسبوا ما يصل إلى 30.25 دولارًا في الساعة.

متطلبات التعليم والتدريب للمساعد الإداري في الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية
الحد الأدنى لمستوى التعليم للمساعد الإداري هو دبلوم المدرسة الثانوية أو GED. قد توفر الوكالات المؤقتة أيضًا التدريب في هذه المجالات. بالنسبة لأولئك الذين تخرجوا مباشرة من المدرسة الثانوية ، يتم تقديم دورات في معالجة الكلمات والإجراءات المكتبية العامة في المدارس المهنية وكليات المجتمع ويمكن أن تكون مفيدة للغاية. المساعدون الإداريون الحاصلون على درجة البكالوريوس أكثر قابلية للتسويق ، حيث يُنظر إليهم على أنهم يتمتعون بتعليم أكثر شمولاً يتضمن الكتابة والرياضيات ، والتي يمكن أن تكون مفيدة للوظيفة.

متطلبات خبرة المساعد الإداري و دليل الوصف الوظيفي pdf

في حين أن الخبرة السابقة ليست مطلوبة بشكل صارم للعمل كمساعد إداري ، فإن العديد من أصحاب العمل يقدرون العمل السابق في هذا المجال. وذلك لأن العديد من المتخصصين في المكاتب يتعلمون مهاراتهم الرئيسية من خلال التدريب أثناء العمل ، ويمكن أن يُظهر التاريخ القوي للعمل طويل الأمد مع المنظمات الأخرى الموثوقية والمسؤولية وأنك تمتلك المهارات التي تحتاجها. إن البدء كسكرتير والعمل من خلال الرتب يظهر أيضًا زيادة في تنمية المهارات والتفاني.

عينات الوصف الوظيفي للوظائف المشابهة لهذا الموقع الاداري :
إذا كان هذا الوصف النموذجي لا يعمل أو لا يمكن تعديله ليناسب وظيفتك المحددة ، فقد ترغب في إلقاء نظرة على بعض توصيفات وظيفة إنديد الأخرى للوظائف ذات الصلة.

كاتب إداري

المدير الإداري

مسؤول إداري

 

ما هي الواجبات اليومية للمساعد الإداري في الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية؟

في يوم عادي ، يبدأ المساعد الإداري بالتحقق من البريد الإلكتروني والبريد الصوتي للرد على الرسائل الفائتة من العملاء أو الموظفين أو المسؤولين. يرحبون بالمسؤولين عند وصولهم ، ويقدمون لهم رسائلهم ويراجعون جدولهم الزمني معهم. على مدار اليوم ، يقوم المساعدون الإداريون بالرد على المكالمات الهاتفية وإضافة المواعيد إلى التقويمات. كما أنهم يجلسون في اجتماعات مع المسؤولين والمدراء التنفيذيين في الشركة وشركاء الأعمال لتدوين الملاحظات ومساعدة المسؤولين في إعداد العروض التقديمية.

بعد كل اجتماع ، يستخدم المساعدون الإداريون ملاحظاتهم لكتابة محضر الاجتماع. تساعد هذه الوثائق في لقاء المشاركين على تذكر ما ناقشوه والإجراءات الواجب اتخاذها للمضي قدمًا. يقومون بفحص المستند بحثًا عن أخطاء قبل إرساله إلى الأفراد المصرح لهم.

 

كيف يمكنك استخدام سيرة ذاتية لتحديد مؤهلات المساعد الإداري للمرشح؟

لتحديد ما إذا كان المرشح مناسبًا لمنصب الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية ، اتبع الخطوات التالية:

قم بعمل قائمة بمسؤوليات مساعدك الإداري الذي يجب أن يكون قادرًا على توليه.
قم بمراجعة الوصف الوظيفي الخاص بك والمهارات المميزة لهذا المنصب.
قارن المهارات المضمنة في سيرتهم الذاتية بتلك الموجودة في وصف وظيفتك لتحديد التوافق.
انظر إلى قسم خبرة العمل لديهم. يمكن أن تكون خبرة العمل السابقة كمساعد إداري أو في دور ذي صلة مثل موظف استقبال أو مساعد مكتب مفيدة. يمكن أن تحدد خبراتهم العملية ذات الصلة ما إذا كانوا مناسبين للوظيفة أم لا.
معرفة ما إذا كانت خلفيتهم التعليمية يمكن أن تساهم في دورهم كمساعد إداري. على سبيل المثال ، يقترح مرشح حاصل على درجة جامعية في إدارة الأعمال وشهادات في Outlook و Excel والدعم المهني أهليته.

هل يوجد فرق بين موظفي الاستقبال والمساعدين الإداريين؟

على الرغم من أن كلا الدورين لهما واجبات كتابية في مكتب ، إلا أن تركيزهما يختلف كثيرًا. يقوم موظفو الاستقبال بالرد على المكالمات الهاتفية وتحويل المكالمات إلى موظفين وإدارات معينة ويرحبون بالزوار في المكتب. في المقابل ، يدعم المساعد الإداري مديرًا أو مسؤولًا إداريًا معينًا ، حيث يأخذ الرسائل لهم ، ويحدد مواعيد اجتماعاتهم ومواعيدهم ويؤدي واجبات كتابية نيابة عنهم.

 

 

ما الذي يجب تضمينه في الوصف الوظيفي للمساعد الإداري؟

بشكل أساسي لتسهيل العملية والكفاءة ، يشتمل الوصف الوظيفي للمساعد الإداري عمومًا على بعض المهام والمسؤوليات التالية:

الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها للموظفين المعنيين
جدولة الاجتماعات والمواعيد
تدوين الملاحظات والمحاضر في الاجتماعات
طلب وجرد اللوازم المكتبية
أن تكون نقطة اتصال لمجموعة من الموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين
تجهيز المستندات للاجتماعات ورحلات العمل
معالجة وتوجيه البريد والطرود الواردة أو التسليم
تحية وتوجيه الزوار والموظفين الجدد للمنظمة
كتابة وإصدار رسائل البريد الإلكتروني للفرق والإدارات نيابة عن الفرق أو كبار الموظفين
البحث وحجز ترتيبات السفر للموظفين
إيجاد طرق لتحسين العمليات الإدارية

 

 

ما هي المهارات والمؤهلات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري؟

المؤهلات الرسمية والدرجات ليست مطلوبة تقليديا لأدوار المساعد الإداري. ومع ذلك ، هناك دورات وشهادات للمرشحين ذات قيمة للدور. وتشمل هذه:

شهادة في إدارة الأعمال
دبلوم في إدارة الأعمال
البكالوريوس في إدارة الأعمال
بالإضافة إلى ذلك ، فإن طلب معرفة بعض البرامج في الوصف الوظيفي للمساعد الإداري سيساعد في جذب أفضل المواهب:

الكفاءة في MS Office ، مع معرفة استثنائية ببرنامجي Excel و PowerPoint
معرفة العمل لمحرر مستندات Google
معرفة أدوات إدارة المشاريع والمهام مثل Basecamp و Trello و Smartsheet

 

 

كيف تبدو الحياة كمسؤول؟

يعتمد دور المسؤول بالكامل تقريبًا على المكتب بغض النظر عن الشركة التي تعمل معها. وقد يكون السفر مطلوبًا في بعض الأحيان ولكن هذا يعتمد على القطاع الذي تعمل فيه. لا تزال المنطقة تهيمن عليها الإناث في المقام الأول حيث أن معظم الموظفين الإداريين الجدد تميل إلى أن تكون من النساء.

في الغالبية العظمى من الحالات ، سيكون عملك ساعات عادية في أيام الأسبوع يبلغ مجموعها حوالي 40 ساعة في الأسبوع. ومع ذلك ، هناك أيضًا ترتيبات عمل مرنة مطبقة ، ومن المرجح أن تستوعب الشركات الصغيرة مديرين بدوام جزئي.

ما هي الأدوار المختلفة للمسؤول؟

نظرًا لأن كل شركة تحتاج إلى شكل من أشكال التنظيم ، يكون للمسؤولين اختيار القطاع الخاص بهم. القائمة التالية ليست قائمة شاملة ولكن يجب أن تعطيك فكرة عن الوظائف المعروضة.

دعم المكتب الاداري والوصف الوظيفي للموارد البشرية :

هذا الدور يعد بدائي في دعم الوصف الوظيفي ، وتشمل المهام اليومية التعامل مع الاستفسارات عن طريق الهاتف والبريد الإلكتروني وعلى وسائل التواصل الاجتماعي ، وكتابة التقارير ، والخطابات ، والتصوير والطباعة ، وطلب المستلزمات ، وإعداد الاجتماعات ، وأخذ الدقائق.

أنت مسؤول أيضًا عن تحديث سجلات الكمبيوتر الخاصة بالشركة ، وإجراء ترتيبات السفر للموظفين وتحية الزوار في مكتب الاستقبال. بالإضافة إلى طلب مهارات تنظيمية ممتازة ، يجب أن يتفوق الموظفون في دور دعم المكتب الإداري في اللغة الإنجليزية والرياضيات. بعد عدة سنوات من الخبرة ، قد تكون جاهزًا للتقدم إلى منصب مدير المكتب أو العمل في قسم جديد مثل تكنولوجيا المعلومات أو المحاسبة.

 

المصادر :

مصدر 1

والمصدر 2

مصدر 3